送別会当日の幹事の役割

送別会当日の幹事の役割

さて、今回は送別会当日の幹事の役割についてです。

まず前提条件として、部内の送別会など10〜30人程度のそれほど大きくない送別会では、幹事が司会を兼ねることが一般的です。

@挨拶があることを伝えておく (当日の朝)

送られる人や乾杯の挨拶をお願いする人などスピーチをする人には、当日の朝くらいにその旨をさらっと確認しておきましょう。

乾杯の挨拶は、その組織の中での役職が最も高い人、つまり部内の送別会であれば部長になります。

また、乾杯の挨拶とは別に、送られる人と最も縁が深かった人(同期入社の友人や直属の上司・部下など)にもスピーチをお願いするケースもあるので、その場合はその方にも伝えておきましょう。

彼らもスピーチをすることになるだろうなというのは、なんとなく気づいてはいるでしょうが、直前に言われるより心の準備ができるので、事前に伝えておいたほうがよいでしょう。

A人数の最終確認 (当日の朝)

いくら事前にこの日は送別会があるからと言っても当日必ずドタキャンが発生します。

しかしこれは、客先からの急な要求があったりして避けられないものです。笑って許してあげてくださいね。

連絡なしでいきなり欠席されるリスクをなくすためにも、当日全員に確認しておきましょう。

この時点でドタキャンが発覚した場合は速やかに会場まで連絡しましょう。一般的に当日のキャンセルについては料理代だけは取られてしまいますが、お店によってはキャンセル料を払わなくてすむケースがあるからです。

B会費の徴収移動直前

会社から出る前にまず会費を集めておきましょう。
送別会が始まってからだと何かとバタバタしますし、もらい忘れることもあるからです。

C会場への誘導

事前に地図をメールで配っておくことをおススメします。残業などでどうしても遅れる人がでてくるためです。

余裕があればプリントアウトしたものを渡してあげると親切ですね。

D司会進行

これについては、お話することがたくさんあるので、送別会中の司会進行についてのページで説明いたします。

E二次会の案内

事前に予約しておいた二次会会場に案内しましょう。一次会で帰る方は、送られる人とは最後の別れになる場合があるので、一次会会場の前でたまってしまうことがよくあります。

たとえ会場が近かったとしても、一次会の終了時間と二次会の開始時間には余裕を持っておきましょう。

あまりに遅くなる場合には、二次会会場に電話するのも忘れずに。
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