送別会までの流れ(司会・幹事の仕事)

送別会までの幹事(司会)の仕事

今回は送別会までの幹事(司会)の仕事とポイントについて時期ごとにお話させていただきます。

会社の人のために開かれる送別会を想定しています。

@送別会の幹事に任命される
(1ヶ月前〜2週間前)

部署の中で退職や異動になる人の情報が伝わってくる頃です。

上司や部門長から送別会の幹事を任命されます。この場合は、若手の方が声をかけられるケースが多いですね。自分から立候補してみるのもいいでしょう。気がきくやつということで、ちょっぴり評価が上がるかもしれません。

組織を離れる方が、あなたの親しい方であれば、率先して幹事に名乗り出てくださいね。

A日程・時間帯を決める(3週間前くらい)

送別会の日程を決めましょう。送られる人と自分、その組織内でのキーマン(部長や課長など)のあいている日だけ抑えておけばよいでしょう。部署の人数が多い場合は、全員の都合をあわせるのは難しいので、これらの人のスケジュールだけを抑えておくくらいでよいでしょう。

できれば金曜日や祝前日がいいですね。

次に時間帯ですが、定時の1時間〜1時間半後がいいですね。なんだかんだで時間をとられることが多いので、移動時間も考えて余裕を持った時間設定にしておきましょう。

あんまり遅い時間だと、女性の方や毎日定時帰りの方が参加しづらくなるので、避けたほうがいいかもしれません。

B人数を仮決めする(2週間前くらい)

送別会の参加人数を把握しておきましょう。部署内の人に声をかけるのはもちろん、別の部署の人でも送られる方と親しい人には声をかけておくといいかもしれません。

エクセルで表をつくっておくとのちのち便利です。

直前には、ドタキャンやドタサンがあるものですが、ひとまずこの時点でおおまかな人数を把握しておきましょう。

C会場を決める (2週間前くらい)

職場の最寄り駅近くの落ち着いた雰囲気の居酒屋ダイニングバーなどがいいでしょう。送られる人、参加者の年齢層を考慮してお店を決めてくださいね。

客単価は5千円〜6千円くらい、いつもの飲み会より1千円アップくらいの会場を探しましょう。あまり安すぎるお店は、送られる人ががっかりしてしまうので、避けたほうが無難です。

コース料理にしたほうがいいでしょう。そのほうが予算も決めやすいですし、当日の負担も軽くなります。

いいお店がわからなかったら、先輩に聞いてみるといいでしょう。少なくとも前年に送別会を開催したお店くらいは教えてくれるので、参考にしてください。

D会費を決める (2週間前くらい)

次は参加者の会費を決めましょう。まず送別会全体の予算を決めてから、参加者の会費を決めます。

全体の予算は、参加者の飲み代+プレゼント代(あげる場合は)です。
プレゼント代は送られる人の年代・役職によりますが、5千円〜1万円くらいがいいのではないでしょうか。

詳しくはプレゼントのページ(後日作成予定)で説明します。

次に会費ですが、送られる人からはもらわないというのが一般的です。

また、会社や組織の風習によりますが、部長や課長からは少し多めにいただいてもよいはずです。組織によっては飲み会用の会費テーブル(部長は○○円、課長は△△円、主任は□□円、一般社員は●●円などという表)があるようなので、それを活用してください。

E案内文を送る (2週間前)

ここまで決まったら、送られる人・参加者へ案内文を送ってください。メールで送るのもいいですし、あえてはがき風にしてみるのも味があっていいかもしれません。

案内文のテンプレートについては後ほど説明します。(後日作成予定)

Fプレゼントを買う(2週間〜1週間前くらい)

送られる人のためのプレゼントを買いましょう。ネットで注文する場合は、余裕を持って2週間くらい前に買っておくとよいと思います。

転職する人、定年退職をする人など、組織を去る理由によって最適なプレゼントは変わります。詳しくはプレゼントのページ(後日作成予定)で説明いたします。

G送別会当日の進行

これについては、お話させていただくことが多いので、送別会当日の幹事の役割のページで説明させていただきます。
×

この広告は1年以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。